Blogs / Nieuwsberichten

Maak uw rittenregistratie fiscusproof

Asphalt with arrows.

Als beheerder of manager van meerdere voertuigen wilt u ervan verzekerd zijn dat de rittenregistratie goed verloopt. Gereden ritten bijhouden, op de hoogte blijven van de huidige locatie van uw personeel, effectieve communicatie, optimale routering en zicht hebben op het rijgedrag van uw medewerkers zijn enkele voordelen van een goed rittenregistratiesysteem.

Voor u, maar ook voor de Belastingdienst is het van belang dat uw rittenregistratie klopt. Worden de voertuigen bijvoorbeeld ook voor privédoeleinden gebruikt? Dan is dit van belang voor de werknemer, omdat hij in dit geval bijtelling moet betalen. Sinds 2016 is de hoogte van de bijtelling afhankelijk van de milieubelasting van de auto en kan variëren tussen 4% en 25% van de cataloguswaarde. Rijdt iemand minder dan 500 kilometer per jaar privé, dan betaalt hij helemaal geen bijtelling. Reden genoeg om gemaakte kilometers inzichtelijk te maken.

Keurmerk Ritregistratie

Voor de vele ritregistratiesystemen die er op de markt zijn is een keurmerk in het leven geroepen: Stichting Keurmerk RitRegistratieSystemen. Dit keurmerk is nodig om een objectieve marktstandaard en sluitend bewijs voor de Belastingdienst te genereren én om voorbereid te zijn op toekomstige regelingen. Er zijn circa 100 leveranciers op de markt met verschillende ritregistratiesystemen. Deze systemen variëren in prijs, betrouwbaarheid en omvang. Door te kiezen voor een systeem dat voorzien is van het keurmerk weet u zeker dat de black-box een betrouwbare rittenregistratie bijhoudt, rekening houdt met privacy en afkomstig is van een leverancier die er altijd voor zorgt dat uw data goed en veilig bewaard blijft.

Ook niet geheel onbelangrijk: een dergelijk goedgekeurd systeem is ‘fiscusproof’. Heeft u als berijder van een zakelijke auto een 500-kilometer-verklaring, wat fiscaal betekent dat u de auto niet privé gebruikt, dan moet u namelijk een sluitende rittenregistratie kunnen overleggen bij de Belastingdienst. Schrik niet: een naheffing voor een niet-kloppende registratie kan in de duizenden euro’s lopen.

Met een van keurmerk voorziene black-box in de auto staat de rittenadministratie niet meer ter discussie, omdat die standaard beveiligd is. Mocht er in de toekomst een andere regeling komen, bijvoorbeeld de ‘gestaffelde bijtelling’ waarover soms gesproken wordt, dan zit u ook goed. Bij een dergelijke nieuwe regeling zou er bijtelling betaald moeten worden per gereden privé-kilometer. Hoewel dat nu nog niet aan de orde is, is een rittenregistratiesysteem met het keurmerk hier al wel op voorbereid. 

De oplossing van Fleet Complete

Fleet Complete heeft een applicatie ontwikkeld die altijd betrouwbaar het rijgedrag van uw medewerkers kan monitoren door middel van geavanceerde GPS-tracking. Daarbij krijgt u tegelijkertijd inzicht in de brandstofkosten en urenverantwoording door de mogelijke integratie met de geavanceerde  Time Tracker Module (de prikklok; heruitgevonden en tot op de minuut nauwkeurig).

De voordelen van Fleet Tracker

Stichting Keurmerk RitRegistratieSystemen heeft het officiële keurmerk toegekend aan de Fleet Tracker van Fleet Complete. De Fleet Tracker voldoet daarmee aan alle eisen van de Belastingdienst en verlicht daardoor uw fiscale rittenadministratie. Bij elke rit worden datum, begin- en eindstand van de kilometers, het adres en postcode van vertrek en aankomst, de gereden route, nummering van ritten, het soort rit, eventuele ‘omrijkilometers’ en totalen per dag vastgelegd. Beknopt geformuleerd gaat het hier dus om alles wat de Belastingdienst van u wil weten.

Wanneer de Smartbox in een voertuig is gebouwd kunnen berijders en meerijders inloggen door een button voor de buttonreader te houden. Zo weet de Smartbox welke persoon met het voertuig rijdt alvorens hij tijdens het rijden alle data aan de centrale database doorgeeft. De Fleet Tracker is dus niet zomaar een black-box: u kunt uw voertuigen real-time volgen en effectief de veiligheid en winstgevendheid verhogen. Bovendien helpt de slimme routeplanner u brandstof besparen. De Fleet Tracker is daarmee niet zomaar een voertuigvolgsysteem, maar de meest complete en betrouwbare black-box die er is.

Wilt u uw wagenpark ook effectiever inzetten? Download onze Whitepaper ‘Grip op uw rittenregistratie’.